Pri delu z velikimi količinami podatkov se velikokrat srečamo z dvojniki. Delo z dvojniki je v Excelu izziv, saj Excel nima bogatega nabora ukazov, ki bi dvojnike iskali, brisali, prikazovali in tako naprej.

Večina ljudi pozna ukaz Odstrani dvojnike (Remove Duplicates), a največkrat se dvojnikov nočemo preprosto znebiti, pač pa nas zanima, kateri  podatki se podvajajo, zakaj je do tega prišlo, morda hočemo dvojnike obdelovati naprej in še kaj bi lahko našteli. V takšnih primerih nam lahko pomaga kombinacija klasičnih Excelovih filtrov in pogojnega oblikovanja.

Apliciranje pogojnega oblikovanja

Da lahko dvojnike poiščemo s pomočjo filtriranja, moramo na obseg podatkov, kjer dvojnike pričakujemo, najprej aplicirati pogojno oblikovanje. Obseg podatkov najprej označimo, nato pa na traku Osnovno (Home) poiščemo ukaz Pogojno oblikovanje (Conditional Formatting) in iz skupine Pravila za označevanje celic (Highlight Cells Rules) izberemo ukaz Podvojene vrednosti (Duplicate Values).
V oknu, ki se pojavi, preverimo, da je v levem spustnem meniju izbrana opcija Podvojene (Duplicate), iz desnega spustnega menija pa izberemo poljubno barvno kombinacijo. Ko končamo z nastavitvami, kliknemo V redu (OK).

Filtriranje duplikatov

Barva, ki smo jo nanesli na podvojene vrednosti, bo v naslednjem koraku služila kot kriterij za filtriranje. Če filtri na podatkih še niso aktivni, jih aktiviramo tako, da kliknemo nekam v podatki in na traku Podatki (Data) izberemo ukaz Filter. V zgornji vrstici naših podatkov bomo opazili navzdol obrnjene puščice – to so naši filtri.

Sedaj kliknemo na puščico pri stolpcu, v katerem smo si označili duplikate. Iz nabora kriterijev filtriranje izberemo Filtriraj po barvi (Filter by Color) in izberemo barvo polnila ali barvo besedila, ki smo jo aplicirali preko pravila pogojnega oblikovanja.

Excel bo podatke pofiltriral tako, da bodo ostale vidne le obarvane celice tega stolpca, kar so ravno naši duplikati. Na ta način si lahko pravzaprav pripravimo čisto poljuben kriterij filtriranja. S pomočjo pogojnega oblikovanja, ki je zelo zmogljiva in vsestranska funkcionalnost, pripravimo pravilo oblikovanja glede na kriterij, po katerem želimo filtrirati, in s pomočjo filtra nato zožimo nabor vidnih podatkov le na tiste, ki so obarvani.

 

Klemen Vončina

Microsoft Office Specialist Master
predavatelj, MCT
klemen.voncina@kompas-xnet.si

Imate dodatna vprašanja?

Za več informacij smo vam vedno z veseljem na voljo. Pišite nam na info@kompas-xnet.si ali nas pokličite 01 5136 990.